Muita coisa pra fazer? Faça uma lista.

Aqui no Portal existem especialistas para várias áreas, mas hoje eu quero apenas dividir minha experiência tentando organizar a própria vida trabalhado, estudando e sendo dona-de-casa, porque acho que muitas pessoas podem ter as mesmas dificuldades que eu tive para começar a organizar o meu tempo.

Eu sempre fui uma bagunceira. Agendas sempre ganharam uma lista de resoluções na primeira página, umas marcações de aniversário e eram esquecidas lá por meados de março. Minha rotina sempre foi pautada pelos horários de sair para o trabalho, entrar na academia, começar as aulas na universidade; compras poderiam ser feitas a qualquer momento nos shoppings ou supermercados 24 horas de São Paulo; lixeiros três vezes por semana garantiam que o lixo esquecido na segunda seria coletado na quarta. Então, eu nunca me organizei, eu seguia o fluxo e a vida dava certo.

Aí, eu me casei e vim morar em uma vila rural na Alemanha e me deparei com horários comerciais curtíssimos e datas certas para tudo: coleta de lixo (duas vezes por mês), recicláveis (uma vez por mês), lixos eletrônicos (duas vezes por ano). Médicos que atendem alguns dias da semana, em horários aleatórios (às vezes o dia todo, às vezes só de manhã, às vezes só no final da tarde até as 10 da noite) e farmácias e mercadinhos que fecham de quarta-feira à tarde ou segundas-feiras. Junte a isso o fato de eu trabalhar como free-lancer e estudar em uma Universidade à distância. Ou seja, minha vida e meus horários dependem totalmente da minha organização. Preciso falar que o calendário e minha agenda viraram meus melhores amigos, depois de muita trapalhada?

Eu divido minha organização em quatro lugares distintos: na agenda de telefone eu tenho todos os horários de funcionamento de cada médico, farmácia e outros serviços que eu preciso de tempos em tempos; na cozinha temos um calendário desses que mostra o mês inteiro, onde temos as datas das coletas de lixo e onde meu marido e eu escrevemos nossas reuniões e horários. Assim, evitamos marcar algo para o mesmo dia que o outro já tinha, por exemplo, um aniversário que foi convite para os dois; eu tenho uma agenda de mesa que mostra as semanas para organizar datas de entregas de trabalhos para meus clientes e datas de provas, trabalhos e vídeo-conferências da Universidade (como são sempre no horário comercial, não preciso “fechar agenda” lá na agenda geral na cozinha); e, o que eu adoro, um caderno de tarefas onde eu escrevo tudo o que deve ser feito. Porque uma coisa é ver a data x para entregar o site y, mas outra coisa é saber exatamente que tenho que fazer uma ilustração, importar o site antigo, ajustar imagens, etc, etc

Meu caderno de tarefas (cheio de coisas já feitas, ainda bem! rs)

O caderno de tarefas funciona assim: eu escrevo nele as tarefas a serem feitas. Se o professor pede um resumo, eu escrevo lá. Percebi que o marido está ficando sem camisas limpas, escrevo lá. Uma cliente manda um e-mail pedindo uma modificação, entra lá também. E vou riscando as tarefas conforme elas são feitas. No final de cada mês eu escrevo: Mês tal encerra com x pendências (eu conto as tarefas não feitas). Como cada tarefa é numerada, eu sei que no final do mês de Outubro, por exemplo, eu terminei com 32 pendências e fiz mais de 230 tarefas. Sei que soa estranho no começo, quando eu comecei o sistema também achei que não daria certo e agora não vivo sem. Sabe aquele dia que você acorda e tem TANTA coisa pra fazer que não sabe por onde começar? Uma olhada no calendário ajuda a saber quais são as prioridades a serem terminadas e uma folheada no caderno mostra o que deve ser feito para cada trabalho ser encerrado. Ajuda a manter o foco.

Existem calendários muito bonitinhos para a família toda, onde dá pra organizar as datas dos parceiros e dos filhos, estou mostrando alguns exemplos abaixo. Você usa algum?